Les dépenses d’emploi

 

Les dépenses d’emploi

déclaration de revenus - ImpôtDirect.ca

Qui peut demander une déduction pour dépenses d’emploi ?

Si vous occupez un emploi et que vous devez engager, en raison de vos fonctions et de vos conditions d’emploi, diverses dépenses pour gagner votre revenu d’emploi, vous pourriez être admissibles à différentes déductions fiscales. Il est à noter que la majorité des employés ne peuvent pas déduire de dépenses d’emploi. Par exemple, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu d’affaires de l’employeur ne sont pas déductibles ni les frais de stationnement à ce lieu d’affaires. Aux fins de cette déduction, il existe deux catégories d’employé, les employés salariés et les employés à commissions. Selon le groupe d’employé auquel vous appartenez, vous pouvez déduire certaines dépenses. Il est important de consulter le tableau à la fin de cette chronique qui fait la distinction des dépenses selon le groupe d’employé.

Conditions d’admissibilité :

Pour que vous puissiez déduire les dépenses que vous avez engagées pour gagner votre revenu d’emploi, les conditions suivantes doivent être remplies :

•  Votre contrat de travail doit préciser que vous devez acquitter vos propres dépenses.

•  Vous n’avez pas été remboursé par votre employeur pour vos dépenses d’emploi.

De plus, pour les employés à commissions vous devez aussi remplir les conditions suivantes en plus des conditions qui viennent d’être énumérées :

•  Vous devez exercer la totalité ou une partie de vos fonctions ailleurs qu’au lieu d’affaires de votre employeur ou à des endroits différents;

• Vous êtes rémunéré entièrement ou partiellement par des commissions ou par d’autres sommes semblables déterminées en fonction des ventes effectuées ou des contrats négociés.

Documents à fournir obligatoirement lors de la production de la déclaration de revenus : (si votre employeur ne vous les fournit pas, imprimez ceux-ci et faites les remplir par l'employeur)

Formulaire T2200, Conditions générales d´emploi (fédéral)
 

Travailleurs autonomes

Formulaire TP-64.3, Conditions générales d´emploi (provincial)   
Travailleurs autonomes

Ces formulaires doivent obligatoirement être complétés par votre employeur, ils renferment les informations sur vos conditions d’emploi, vos remboursements de dépenses, les types de dépenses et bien d’autres informations essentielles à votre comptable.

Registres, reçus et pièces justificatives,

Vous devez tenir un registre pour chaque année où vous déduisez des dépenses liées à votre emploi. Ce registre doit contenir les renseignements suivants :

• le relevé quotidien de vos dépenses, accompagné de vos  reçus.

• les talons des billets de transport achetés pour vos déplacements.

• les factures et les relevés mensuels de vos transactions par cartes de crédit.

• la date et le coût d’achat de chaque véhicule à moteur.

• un registre de vos déplacements.




Vous devez tenir un registre pour chaque véhicule à moteur que vous utilisez pour gagner votre revenu d’emploi. Ce registre doit comprendre, d’une part, le nombre total de kilomètres parcourus durant l’année et, d’autre part, le nombre de kilomètres parcourus durant l’année exclusivement pour votre emploi. Il doit également comprendre le kilométrage du véhicule au début et à la fin de l’année ou au moment de l’acquisition, de la vente ou de l’échange. Vous devez aussi établir un relevé pour chaque voyage que vous avez fait pour gagner votre revenu d’emploi. Ce relevé doit comprendre la date, la destination et le but du voyage, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Un appareil fait exclusivement dans le but de faire la répartition de vos déplacements personnels et affaire est disponible sur le marché.  Cet appareil se branche dans l’allume-cigarette de votre véhicule et note les déplacements d’affaire et les compilent automatiquement.  Vos déplacements sont captés par GPS et retransmis dans un système central disponible via internet.  Ceci peut s’avéré fort utile si vous avez, au cours d’une même journée, à utiliser votre véhicule dans le cadre de votre emploi et pour usage personnel.  Vous n’avez qu’à lui mentionner quel genre de déplacement vous faites, soit personnel ou affaire, et il s’occupera de calculer la distance exacte que vous avez faite.  Il répartira correctement vos déplacements avec les dates et les heures de chacun de ceux-ci.

Visitez leur site web au : www.odotrack.ca

Vous pouvez télécharger en format excell un registre prêt à remplir mensuellement avec des reports sur un sommaire annuel.  Il peut vous être très utilie autant si vous êtes travailleur autonome que si vous utilisez un véhicule fournis par votre employeur.  

Pour télécharger ce régistre, cliquez iciTravailleurs autonomes

 

Pour ceux qui veulent en savoir plus sur les incidences fiscales de l'utilisation d'une automobile entre autre fournis par votre employeur, consultez le document suivant : 

Utilisation d'une automobile et les incidences fiscales
Travailleurs autonomes      

Afin de nous aider dans la préparation de votre déclaration de revenus, veuillez remplir un des documents suivant.  Il vous servira à comptabiliser vos dépenses d’emploi, soit pour votre automobile, vos dépenses de bureau ou l’utilisation de votre domicile pour votre travail.  

TRAVAILLEUR À COMMISSION

Travailleurs autonomes                    Travailleurs autonomes

EMPLOYÉ SALARIÉ
Travailleurs autonomes                    Travailleurs autonomes


DÉPENSES ADMISSIBLES

Frais de véhicule à moteur

Pour pouvoir déduire des frais de véhicule à moteur que vous avez engagés pour gagner votre revenu d’emploi, vous devez exercer la totalité ou une partie de vos fonctions ailleurs qu’au lieu d’affaires de votre employeur ou à des endroits différents.

Les dépenses admissibles sont :

• l’essence

• les frais d’entretien (par exemple, les frais pour le lavage, la lubrification, la mise au point, et ceux relatifs à l’achat d’une garantie prolongée, d’un traitement antirouille ou d’un traitement pour la protection des tissus et de la peinture)

• les frais de réparation (sauf ceux entraînés par un accident)

• les frais de réparation entraînés par un accident si, au moment de l’accident, vous utilisiez le véhicule dans l’exercice de vos fonctions. Dans ce cas, vous pouvez déduire un montant égal aux frais de réparation engagés moins la somme remboursée par l’assurance.

• les primes d’assurance

• les frais d’immatriculation et de permis de conduire

• l’amortissement

• les intérêts payés sur un emprunt fait pour acheter le véhicule

• les frais de location du véhicule

Les frais de voyage

Repas et boissons
Si vos fonctions vous ont obligé à être absent pendant au moins 12 heures de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l’établissement de votre employeur où vous vous présentez habituellement pour votre travail, vous pouvez demander une déduction pour le coût des repas que vous avez pris au cours de cette période. Cependant, un employé à commission qui prend un repas avec un client peut déduire une partie de son repas sans tenir compte de la règle des 12 heures. Vous pouvez cependant déduire seulement 50% des frais réellement engagés (frais payés moins remboursement de l’employeur).

Logement
Vous pouvez déduire les frais raisonnables que vous devez engager pour vous loger dans l’exercice de vos fonctions, par exemple le coût d’une chambre dans un hôtel ou dans un motel.

Déplacement
Vous pouvez déduire les frais liés aux déplacements que vous devez faire dans l’exercice de vos fonctions, par exemple les déplacements par autobus, avion, traversier, train ou taxi. Toutefois, vous ne pouvez pas déduire les frais engagés pour vous rendre de votre résidence au lieu d’affaires de votre employeur, ou pour en revenir.

Frais de stationnement
Vous pouvez déduire les frais de stationnement qui se rapportent à votre revenu d’emploi. Toutefois, les frais que vous avez payés au lieu d’affaires de votre employeur, tels les frais de stationnement journaliers ou mensuels, sont considérés comme des frais personnels et, par conséquent, ne sont pas déductibles.

Les fournitures

Matériel de bureau
Vous pouvez déduire le coût des articles de papeterie (papier, crayons, stylos, agrafes, trombones, enveloppes, etc.) et les frais postaux.
 
Par contre, vous ne pouvez pas déduire les dépenses suivantes :

• le coût des livres, des porte-documents et des calculatrices

• le coût d’un abonnement à des périodiques

• les frais de location d’un ordinateur (admissible pour employé à commission)

• les frais de location d’un télécopieur (admissible pour employé à commission)

• le coût d’achat d’un ordinateur

• le coût d’achat d’un télécopieur

l’amortissement du coût en capital ou les intérêts d’un emprunt contracté pour acquérir divers biens, tels des ordinateurs ou des télécopieurs.

Outillage et vêtements
Vous ne pouvez pas déduire le coût des outils de travail qui sont généralement considérés comme de l’équipement, le coût des chaussures ou des uniformes ni les frais de nettoyage de ces vêtements.

Frais de télécommunications
Vous pouvez déduire les frais de télécommunications suivants s’ils sont directement liés à l’exercice de vos fonctions :

• les frais d’appels interurbains

• les frais d’appels faits par téléphone cellulaire (y compris les frais payés pour un forfait ou ceux payés à l’avance pour le temps d’antenne, si ces frais sont calculés en proportion de l’utilisation du téléphone dans l’exercice de vos fonctions)

• les frais d’utilisation du réseau Internet qui sont facturés en fonction de
l’utilisation des services.

Par contre, vous ne pouvez pas déduire les frais suivants :

• le coût mensuel du service téléphonique de base à l’exception des travailleurs à commission qui peuvent déduire le coût mensuel en autant que l’usage du téléphone soit 100 % pour affaire.

• le coût mensuel d’un accès au réseau internet

• les frais de branchement au réseau internet

• les frais de location d’un téléavertisseur

• le coût d’achat d’un téléphone cellulaire

• le coût du permis d’utilisation ou les frais de raccordement d’un téléphone cellulaire

Salaire versé à un adjoint ou à un remplaçant
Vous pouvez déduire le salaire que vous avez versé à un adjoint ou à un remplaçant. Cet adjoint ou ce remplaçant peut être votre conjoint ou votre conjoint de fait. Veuillez noter que vous devez déclarer ce salaire en produisant des feuilles de renseignements T4 / Relevé 1. Vous pouvez aussi inclure, dans vos dépenses d’emploi, les sommes versées à titre d’employeur comme la RRQ, RQAP, FSS et l’assurance emploi.

Location de bureau
Si votre bureau est situé dans un espace loué qui n’est pas votre résidence principale, vous pouvez déduire certaines sommes payées relativement à cet espace. Si vous utilisez votre espace de bureau à d’autres fins que pour votre emploi (par exemple, si vous l’utilisez à des fins personnelles, à des fins commerciales ou pour les besoins d’un autre emploi), vous devez calculer le montant des frais de bureau déductibles en vous basant sur l’utilisation que vous faites de cet espace pour votre emploi. Les frais admissibles sont : les frais de la location de l’espace et les frais d’entretien.  Les travailleurs à commission pourront déduire en plus les frais d’assurance, taxes et impôts fonciers de l’espace loué. Les frais d’entreposage et les frais d’amortissement relatif aux meubles et à l’équipement ne sont pas déductibles.

Frais de bureau à domicile
 Si votre bureau est situé dans votre résidence principale, que vous louiez celle-ci ou que vous en soyez propriétaire, vous devez remplir l’une des conditions suivantes pour pouvoir déduire des frais de bureau à domicile :

• votre bureau est le lieu où vous remplissez principalement (à plus de 50 %) les fonctions de votre emploi;

• votre bureau vous sert exclusivement à gagner un revenu d’emploi et à rencontrer des clients ou d’autres personnes de façon régulière et continue.

Pourcentage d’utilisation du domicile:  Pour calculer la partie des frais de bureau à domicile que vous pouvez déduire, vous devez utiliser une base de calcul raisonnable, comme la superficie que représente votre espace de bureau par rapport à la superficie totale. Vous devez aussi tenir compte de l’utilisation que vous faites de cet espace à d’autres fins que pour votre emploi (par exemple, à des fins personnelles, à des fins commerciales ou pour les besoins d’un autre emploi). Veuillez vous référer au tableau pour les différences entre les employés salariés et à commission. 


DÉPENSES EXCLUSIVES AUX EMPLOYÉS À COMMISSION

Frais de comptabilité:  Vous pouvez déduire les frais de comptabilité raisonnables que vous avez payés pour faire remplir votre déclaration de revenus.

Frais de publicité et de promotion:  Vous pouvez déduire les frais que vous avez engagés pour de la publicité et pour promouvoir vos ventes. Il peut s’agir des frais suivants :

• le coût de messages publicitaires (radio, journaux, télévision)

• le coût de cartes professionnelles

• le coût de cadeaux promotionnels

Frais de représentation:  Vous pouvez déduire certains frais de représentation que vous avez engagés pour vos clients, tels le coût de la consommation de nourriture et de boissons, les droits d’entrée pour assister à un spectacle ou à un événement sportif et les frais de location de salles pour recevoir des clients dans un but de divertissement. La déduction est habituellement limitée à 50% des frais réellement engagés. Particularité pour les événements culturels (au Québec seulement, non applicable au fédéral), vous pouvez déduire les frais suivants en totalité :

• le coût d’un abonnement pour assister à au moins trois représentations différentes d’événements culturels qui ont lieu au Québec.

• le coût de la totalité ou de la quasi-totalité (90 % et plus) des billets pour assister à une représentation d’un événement culturel qui a lieu au Québec (sauf s’il s’agit d’un événement de chanson et qu’il a lieu dans un amphithéâtre sportif tel que : le Centre Bell ou le Stade Olympique. À titre d’exemple, un spectacle de Céline Dion au Centre Bell n’est pas déductible (chanson-amphithéâtre sportif).

Cependant, la limite de 50 % s’applique à la partie du coût d’un billet ou d’un abonnement qui se rapporte à la consommation de nourriture ou de boissons.

Vous ne pouvez pas déduire les dépenses suivantes :

• les frais engagés pour l'usage ou l'entretien d'un bateau de plaisance, d'un chalet, d'un pavillon ou d'un terrain de golf.

• les cotisations ou les droits versés à un club dont l’objet principal est de fournir à ses membres des installations pour les loisirs, le sport ou les repas.

Frais de cautionnement
Vous pouvez déduire les frais que vous avez engagés à titre de cautionnement ou de primes d’assurance responsabilité civile.

Commissions pour l’obtention de renseignements
Vous pouvez déduire les commissions que vous avez payées à une personne afin d’obtenir un renseignement qui a mené à une vente, si vous fournissez le nom et l’adresse de cette personne.

Permis et licences
Si vos activités professionnelles exigent que vous déteniez un permis ou une licence, vous pouvez en déduire le coût annuel. Cela pourrait être le cas si, par exemple, vous êtes un agent immobilier ou un agent d’assurances.

Frais de formation
Vous pouvez déduire le coût d’une formation si vous l’avez suivie uniquement pour mettre à jour ou pour améliorer vos connaissances, ou encore pour conserver votre compétence ou un titre déjà acquis pour les besoins de votre emploi.

Vous ne pouvez pas déduire les frais payés pour suivre un cours pouvant vous procurer des avantages à long terme, telle l’obtention d’un diplôme, d’un titre professionnel ou d’un certificat. Les frais de formation non déductibles comme dépenses d’emploi peuvent donner droit, dans la déclaration de revenus, au crédit d’impôt pour frais de scolarité ou d’examen.


TABLEAU DES DÉPENSES ADMISSIBLE COMPARATIF ENTRE UN EMPLOYÉ SALARIÉ ET UN TRAVAILLEUR À COMMISSION

Type de dépenses  Employé
Salarié
Employé à
commission
Remarques
Frais de véhicule à moteur OUI OUI Selon le % d’utilisation pour affaire
Logement OUI OUI  
Frais de déplacement  OUI OUI  
FOURNITURES      
Fournitures de bureau,  frais de poste  OUI OUI Produits qui se consument rapidement
Abonnement à des périodiques NON NON  
Ordinateur, télécopieur, ACHAT  NON NON  
Ordinateur, télécopieur, LOCATION NON OUI  
Intérêt pour l’achat d’ordi et télécopieurs NON NON  
Outils de travail NON NON considéré comme de l’équipement
Vêtement, chaussure, nettoyage NON NON  
TÉLÉCOMUNICATIONS      
Frais d’appels interurbains OUI OUI  
Coût mensuel du service téléphonique de base NON OUI* * si utilisé à 100 % pour affaire
Cellulaire, téléavertisseur, ACHAT NON NON  
Cellulaire, téléavertisseur, LOCATION NON OUI  
Frais d’appel fait par un cellulaire  OUI OUI  
Frais du réseau internet (à la carte) OUI OUI Ex. :  à l’hôtel, à l’aéroport, lieu public
Frais du réseau internet (coût mensuel) NON OUI* * Si utilisé à 100 % pour affaire
Frais de branchement réseau internet NON NON  
Location et entretien d’un bureau OUI OUI  
Assurance et impôt foncier du local NON OUI  
Amortissement des meubles du local NON NON  
FRAIS DE BUREAU À DOMICILE     Lieu de travail à plus de 50% cet espace
Proportionnel à l’utilisation     étant exclusivement réserver à gagner un revenu d’emploi
Frais d’entretien mineurs OUI OUI  
Chauffage et électricité OUI OUI  
Assurance et impôts fonciers   OUI  
Loyer mensuel OUI OUI Si vous êtes locataire
Intérêt hypothécaire NON NON  
Amortissement, meubles et équipements NON NON  
AUTRES      
Salaire à un adjoint OUI OUI  
Frais de comptabilité NON OUI  
Frais de représentation NON OUI limité à 50 %
Repas et boisson NON OUI limité à 50 %
Évènements culturels NON OUI  
Formation – mise à jour ou conserver un titre NON* OUI * peut être admissible frais de scolarité
Formation – avantage à long terme NON NON Possibilité de réclamer en frais scolarité
Formation – frais de congrès NON NON Possibilité de réclamer en frais scolarité